Las videoconferencias han tomado un rol protagónico no sólo para las reuniones de trabajo y las clases, sino hasta en los encuentros familiares y cuando compartimos entre amigos.
Aunque el año pasado las reglas y los códigos aún no estaban claros en cuanto a este tipo de recursos online, la Netiquette, o la forma correcta o aceptable de comunicarse en Internet, ya ha establecido parámetros para hacer un buen uso de las videollamadas.
Incluso, la cuenta @ratemyskyperoom en la red Twitter se ha hecho muy famosa por calificar los escenarios o sets usados por gobernantes, famosos y periodistas durante sus videoconferencias o entrevistas online, convirtiéndose en una especie de “policías de las videollamadas”.
Aunque no seas un famoso o un político prominente, es sano tomar en cuenta ciertos parámetros generales para sacar mayor provecho de esta experiencia virtual, tanto como si estuvieras en una reunión presencial. Consultados a los expertos de Acer sobre las recomendaciones a tener en cuenta en esas importantes reuniones de trabajo:
1- Espacio: una oficina en casa bien organizada va a facilitar tu productividad y cuando realices las sesiones de videoconferencia, un espacio de trabajo agradable va a proyectar una imagen positiva.
2- Iluminación: lo mejor es hacer la videollamada en un espacio con mucha luz natural. De ese modo, la imagen de tu rostro va a ser nítida y clara. En caso de que no tengas demasiada iluminación solar, lo mejor es colocarte frente a una fuente de luz artificial, que no sea demasiado intensa.
3- Vestimenta: aunque hagas homeoffice, no te muestres en pijamas. No es necesario estar con corbata, en el caso de los hombres, pero se debe proyectar una imagen ejecutiva, utilizando ropa “de trabajo” siempre y cuando no haya un código de vestimenta que te obligue a vestir de otra manera.
4- Preparación: si eres organizador del encuentro, envía con anticipación a los asistentes la agenda de los temas a tratar. Además, todos los documentos o archivos que deberían tener a mano durante la celebración del meeting.
5- Rendimiento: antes de iniciar la sesión (en caso de que seas el moderador) o antes de entrar en la sala virtual, cierra todos los programas o aplicaciones que tengas abiertos. Deberías clausurar los softwares, especialmente los que contengan datos personales o que exijan mucho esfuerzo al procesador, para un mejor rendimiento del equipo.
6- Pestañas: los programas para webinars y videoconferencias permiten compartir pantalla, por esto es una buena idea cerrar todas las pestañas del navegador que no tengan que ver con la celebración de la sesión. De este modo evitas compartir información privada con los asistentes a la reunión virtual.
7- Conexión: para un buen desarrollo de la reunión virtual, es importante el ancho de banda. Si la conexión funciona de forma deficiente, tendrás problemas para seguir con normalidad la sesión. Verifica que el router y el servicio de internet funcionen con normalidad. Mucha gente hace la prueba realizando un par de búsquedas en un buscador como google. Es recomendable usar una conexión de internet por cable, que es más estable, que una Wi-Fi.
8- Audio y video: haz una prueba del software de videoconferencia antes de la sesión, sobre todo si es la primera vez que lo utilizas. Muchos sistemas tienen una función de prueba o test en el menú de ajustes.
9- Niños en casa: en estos tiempos es probable que todos los miembros de la familia estén en casa, por lo que, si tienes niños, no te estreses. Dile a los pequeños que vas a estar en una reunión y proponles una actividad que los entretenga.
10- Sentarse bien: una publicación de Forbes reseña que sentarse bien proyecta señales no verbales de energía, entusiasmo e, incluso, de estilo de vida saludable. Según esa regla, una postura desenfadada o forzada, puede transmitir letargia, desinterés y apatía.
No olvides el equipo ideal
Para tener una excelente videollamada a través de tu equipo, revisa que incluya tecnología y funciones avanzadas en tema de audio. “Tecnologías como TrueHarmony™ usan un diseño cónico que entrega bajos más profundos y más volumen; PurifiedVoice™, con micrófonos duales y tecnología de formación de haces, cubre todos los rincones de la habitación, lo que garantiza una audición fuerte y clara, sin interferencias del ruido de fondo”, asegura Acer, quien ha puesto especial atención en incluir mejoras importantes en sus equipos a nivel de audio.
Las videollamadas se han convertido en algo muy utilizado, bien sea por trabajo o bien por estar en contacto con familiares y amigos que viven lejos. Son muchos los que no saben cómo hacer una videollamada perfecta en la que todo salga a la perfección pero no es difícil conseguirlo si tienes en cuenta una serie de consejos.
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